Veiklos administravimo specialisto pareigų aprašymas

Išsilavinimo reikalavimas:

turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą;

Darbo patirties reikalavimai, kurie laikomi privalumu priimant į darbą:

sritis – veiklos administravimo srityje;

darbo patirtis srityje –1 metų.

būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos muziejų įstatymu, Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, Lietuvos Respublikos norminiais dokumentais, reglamentuojančiais dokumentų valdymą, dokumentų tvarkymo ir apskaitos norminiais teisės aktais, Muziejaus nuostatais ir kitais teisės aktais, reikalingais administravimo specialisto funkcijoms atlikti bei šiuo pareigybės aprašymu;

mokėti savarankiškai planuoti ir organizuoti įstaigos administracinę veiklą, valdyti,

kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas;                     

mokėti laisvai naudotis šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis, išmanyti jų taikymo galimybes atliekant savo pareigas, gebėti naudotis aparatine ir programine įranga (MS Word, MS Excel, MS Power Point, elektroninio pašto, interneto paieškos sistemomis ir kt.);

išmanyti taisyklingos lietuvių kalbos, kalbos kultūros normų bei raštvedybos taisyklių reikalavimus, sklandžiai ir argumentuotai dėstyti mintis žodžiu ir raštu;

išmanyti tvarkomųjų, normatyvinių dokumentų rengimo, įforminimo taisykles,

dokumentų tvarkymo, perdavimo, apskaitos ir saugojimo tvarką;

laikytis konfidencialumo principo, neviešinti informacijos, susijusios su įstaigos

vidaus dokumentais ir asmens duomenimis, su kuriais susipažino vykdydamas savo pareigas;

sugebėti valdyti stresines situacijas, spręsti iškilusias problemas ir konfliktus;

būti tvarkingu, atidžiu komunikabiliu, sugebančiu greitai orientuotis situacijose;

rengia ir įformina įsakymus, raštus ir kitus Muziejaus dokumentus, derina juos su atsakingais darbuotojais;

vykdo Muziejaus gautų – siunčiamų dokumentų registravimą, sisteminimą, tvarkymą bei kontrolę;

vykdo Kultūros projektų, teikiamų Lietuvos kultūros tarybai, Telšių rajono savivaldybei ir kitoms finansavimą skiriančioms institucijoms, registravimą ir  apibendrinimą;

tvarko darbuotojų asmens bylas ir apskaitą;

naujai priimtus darbuotojus supažindina su Muziejaus darbo tvarkos taisyklėmis, pareigybių aprašais, Muziejaus reglamentu, kitais vidaus teisės aktais;

organizuoja personalo dokumentų saugojimą;

ryšio priemonėmis (telefonu, faksu, elektroniniu paštu) priima ir perduoda informaciją;

tvarko siunčiamą ir gaunamą korespondenciją, ją sistemina, registruoja ir perduoda pagal priklausymą direktoriui, struktūriniams padaliniams ar konkretiems darbuotojams;

protokoluoja posėdžių susirinkimus;

priima dokumentus direktoriui pasirašyti ir asmeninius darbuotojų prašymus;

išduoda patvirtintas direktoriaus įsakymų ir kitų dokumentų kopijas;

vykdo kitus direktoriaus žodžiu ar raštu pavestus nurodymus;

teikia pasiūlymus ir dalyvauja organizuojant Muziejaus renginius;

organizuoja konkursus, atrankas laisvoms darbo vietoms užimti;

informuoja direktorių apie dokumentų valdymo būklę, teikia siūlymus, kaip ją tobulinti;

informuoja įstaigos veiklos administravimo ir dokumentų tvarkymo sistemą;

rengia teisės aktų projektus Muziejaus darbuotojų veiklos klausimais;

kontroliuoja perduodamų direktoriui pasirašyti dokumentų parengimo kokybę;

konsultuoja darbuotojus dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo klausimais, siekdamas užtikrinti Lietuvos Respublikos dokumentų bei kitų teisės aktų, reglamentuojančių dokumentų rengimą, valdymą ir tvarkymą, įgyvendinimą;

teikia konsultaciją projektų vadovams, ruošiant su kultūros projektais susijusią
dokumentaciją;

keičiantis teisės aktams, taisyklėms, įstatymams, dalyvauja kvalifikacijos kėlimo kursuose ir seminaruose apie sužinotas naujienas pasidalina su kolektyvu;

pagal steigėjo reikalavimus ir rekomendacijas renka ir teikia informaciją apie kultūros ir meno darbuotojams organizuojamus kvalifikacijos tobulinimo mokymus ir seminarus;

formuoja personalo mokymo prioritetus, sudaro personalo metinius mokymo planus, inicijuoja ir organizuoja jų įgyvendinimą;

dalyvauja kuriant ir įgyvendinant personalo motyvacijos sistemą;

inicijuoja įstaigos darbuotojų susirinkimus, pasitarimus veiklos klausimais ir apie juos informuoja darbuotojus;

teikia informaciją lankytojams, apie muziejaus kultūrinius renginius bei veiklas pagal savo kompetenciją;

esant poreikiui prisideda prie kultūrinių veiklų organizavimo;

formuoja vidaus veiklos organizavimo protokolą;

prisideda prie Muziejaus vidaus kontrolės politikos įgyvendinimo;

laikosi darbo drausmės, darbo ir priešgaisrinės apsaugos reikalavimų;

atskiru Muziejaus direktoriaus įsakymu, savo funkcijas atlieka kituose įstaigos valdomuose objektuose ar renginių vietose;

atsakingai ir savarankiškai organizuoja savo funkcijų įgyvendinimą, derindamas iškilusių problemų sprendimus ir vykdomas veiklas su tiesioginiu vadovu;

pagal iš anksto patvirtintą atostogų grafiką arba tiesioginio vadovo pavedimu laikinai pavaduoja kitą darbuotoją jo kasmetinių ar kitų atostogų laikotarpiu, ligos ir komandiruočių metu bei dėl kitos priežasties jam nesant darbe.